運用点検が実務に即していない

プライバシーマーク・Pマーク更新審査においては、前回と比べ、より詳細な部分まで確認される傾向があり、運用の確認における、運用点検はよく指摘となります。

指摘概要

「運用チェックリスト」を用いて、拠点毎に運用の確認を実施している。しかしながら半年に1回の実施であり、頻度が少ない。
また、どの拠点に対しても同一のチェックリストを使用しており、なかには実務に即していない内容が含まれている。
拠点毎および部門毎の業務内容に合うようチェックリストの内容を検討し、頻度を高めて実施すること。

是正内容

運用点検に関して以下を実施しました。
・拠点毎および部門毎の実務に即した「運用チェックリスト」を作成。（チェックリスト添付）
・2015年○月から、毎月1回、新「運用チェックリスト」にて運用点検を開始する。

当社からのコメント＆アドバイス

これは、どの拠点、部門も同じ運用点検を行っており、かつ、半年に1回しか実施していなかったため指摘されました。
ちなみに新規取得の現地審査では、指摘されていませんでした。
更新審査においては、前回と比べ、運用の改善を期待される傾向があり運用点検はよく指摘となります。
やはり運用点検は、業務に応じ適切に実施する必要がありますね。